Eine Instanz erstellen

Das Erstellen einer Instanz startet den Lebenszyklus einer Verfahrensausführung. Der Erstellungsassistent führt Sie durch die Auswahl einer Vorlage, die Wahl einer Version und die Konfiguration der Instanz.

Voraussetzungen

• Sie benötigen die Berechtigung Instanz erstellen in Ihrem aktuellen Mandanten.
• Es muss mindestens eine Vorlage mit einer veröffentlichten oder genehmigten Version vorhanden sein.

Erstellungsassistent

Der Instanz-Erstellungsassistent folgt einem vierstufigen Prozess:

Schritt 1: Vorlage auswählen

1. Klicken Sie auf Instanz erstellen in der Instanzliste oder im Versionsmenü einer Vorlage.
2. Durchsuchen Sie die verfügbaren Vorlagen.
3. Klicken Sie auf eine Vorlage, um sie auszuwählen.

Die Vorlagenliste zeigt alle Vorlagen, auf die Sie Zugriff haben, einschließlich Titel und Versionsinformationen.

Schritt 2: Version auswählen

1. Überprüfen Sie die verfügbaren Versionen für die ausgewählte Vorlage.
2. Wählen Sie eine veröffentlichte oder genehmigte Version aus.
3. Aktivieren Sie alternativ Als Ghost-Instanz erstellen, um eine Instanz ohne sofortige Versionszuweisung zu erstellen.

Hinweis

Ghost-Instanzen sind Instanzen, die ohne eine Vorlagenversion erstellt werden. Sie ermöglichen die Planung und Terminierung eines Verfahrens, bevor die Vorlage fertiggestellt ist. Eine Version muss zugewiesen werden, bevor die Instanz in den Status “Geplant” übergehen kann.

Schritt 3: Instanz konfigurieren

Füllen Sie die Instanzdetails aus:

Feld	Erforderlich	Beschreibung
Titel	Ja	Ein beschreibender Name für diese Ausführung (z. B. “Q4 Produktionsbereitstellung”)
Eigentümer	Ja	Der für diese Instanz verantwortliche Benutzer. Klicken Sie auf das Suchsymbol, um einen Benutzer zu finden und auszuwählen.
Koordinator	Nein	Ein optionaler Koordinator, der bei Planung und Terminierung hilft
System	Nein	Das verwaltete System, auf das sich diese Instanz bezieht. Erforderlich beim Übergang zu “Geplant”.
Phase	Nein	Die Systemphase (z. B. Produktion, Staging). Erforderlich beim Übergang zu “Geplant”.

Tipp

Datumsangaben (Startdatum, Fälligkeitsdatum, geplante Start-/Endzeiten) werden nicht bei der Erstellung festgelegt. Sie werden später konfiguriert, wenn die Instanz als “Geplant” markiert wird, was die Reibung beim initialen Erstellungsschritt reduziert.

Schritt 4: Überprüfen und erstellen

1. Überprüfen Sie die Zusammenfassung mit Ihrer ausgewählten Vorlage, Version und Konfiguration.
2. Klicken Sie auf Erstellen, um den Vorgang abzuschließen.
3. Sie werden zur Detailseite der neuen Instanz weitergeleitet.

Was nach der Erstellung passiert

Wenn eine Instanz erstellt wird:

1. Die Instanz wird im Status Entwurf erstellt.
2. Schritte werden aus der Vorlagenversion in die Instanz kopiert (sofern eine Version ausgewählt wurde).
3. Variablen werden mit ihren Standardwerten kopiert. Sie können Variablenwerte auf der Instanz-Detailseite bearbeiten.
4. Teammitglieder aus der Vorlagenversion werden in das Instanzteam übertragen.
5. Notizen aus der Vorlage und der Vorlagenversion werden von der Instanz geerbt.

Aus einer Vorlagenversion erstellen

Sie können die ersten beiden Assistentenschritte überspringen, indem Sie eine Instanz direkt aus einer Vorlagenversion erstellen:

1. Navigieren Sie zur Vorlagen-Detailseite oder zum Versionseditor.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Instanz erstellen bei der genehmigten Version.
3. Der Assistent öffnet sich bei Schritt 3 (Konfigurieren) mit vorausgewählter Vorlage und Version.

Aus derselben Version erstellen

Aus der Instanzliste heraus können Sie eine neue Instanz mit derselben Vorlagenversion wie eine bestehende Instanz erstellen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Instanz (oder verwenden Sie das Drei-Punkte-Menü).
2. Wählen Sie Aus derselben Version erstellen.
3. Der Assistent öffnet sich mit vorausgewählter Vorlage und Version.

Eine Instanz klonen

Das Klonen erstellt eine Kopie einer bestehenden Instanz:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Instanz (oder verwenden Sie das Drei-Punkte-Menü).
2. Wählen Sie Klonen.
3. Eine neue Instanz wird als Kopie erstellt, einschließlich Variablenwerten und Teamzuweisungen.
4. Sie werden zur neuen Instanz weitergeleitet.

Ghost-Instanzen

Ghost-Instanzen ermöglichen eine frühzeitige Planung, wenn die Vorlagenversion noch nicht fertig ist:

• Erstellen ohne eine Version auszuwählen.
• Titel, Eigentümer, Koordinator und Planungsinformationen konfigurieren.
• Später eine Version über die Aktion Version zuweisen aus der Instanzliste oder Detailseite zuweisen.

Sobald eine Version zugewiesen wurde, erhält die Instanz Schritte und kann den normalen Lebenszyklus durchlaufen.

Workflow nach der Erstellung

Nach dem Erstellen einer Instanz ist der typische Workflow:

1. Variablenwerte festlegen — Navigieren Sie zur Variablen-Registerkarte auf der Instanz-Detailseite und füllen Sie die tatsächlichen Werte für alle Vorlagenvariablen ein.
2. Team konfigurieren — Überprüfen und passen Sie Teamzuweisungen auf der Team-Registerkarte an.
3. Daten festlegen und als Geplant markieren — Wenn bereit, verwenden Sie die Aktion Als Geplant markieren, um das Startdatum, Fälligkeitsdatum und das geplante Ausführungsfenster festzulegen.
4. Ausführung starten — Wenn der geplante Zeitpunkt erreicht ist, starten Sie die Instanz, um die Schritte auszuführen.

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